Wenn die monatliche Rechnung für Microsoft 365 steigt, summiert sich das bei 10, 20 oder 50 Arbeitsplätzen schnell. Die gute Nachricht: Mit ein paar gezielten Maßnahmen lässt sich die Erhöhung abfedern – oft zahlen Unternehmen sogar weniger als vorher, weil sie ungenutzte Lizenzen mitschleppen.
Was sich bei Microsoft 365 ändert
Microsoft hat für 2026 Preisanpassungen bei mehreren Microsoft-365-Plänen angekündigt. Wie stark Sie das konkret trifft, hängt von drei Dingen ab: welche Pläne Sie nutzen (z. B. Business Basic, Standard oder Premium), wie viele Lizenzen Sie haben und ob Sie monatlich oder im Jahresabonnement zahlen.
Verlassen Sie sich nicht auf Pauschalzahlen aus dem Netz: Die für Sie gültigen Konditionen stehen in Ihrem Microsoft-365-Adminportal bzw. bei Ihrem Lizenzpartner. Wir prüfen das im IT-Check für Sie mit.
Die häufigsten Kostenfallen bei Microsoft 365
- Lizenzen für längst ausgeschiedene Mitarbeiter laufen weiter
- Teure Premium-Pläne, wo Standard oder Basic genügen würde
- Monatliche Abrechnung statt günstigerer Jahresbindung
- Doppelte Tools (z. B. separater Videodienst, obwohl Teams enthalten ist)
- Kein Überblick, wer welche Lizenz tatsächlich nutzt
5 Schritte, um die Erhöhung abzufedern
- Lizenz-Inventur: Welche Lizenzen sind aktiv, welche werden wirklich genutzt? Verwaiste Konten sofort deaktivieren.
- Right-Sizing: Pläne an den tatsächlichen Bedarf anpassen – nicht jeder Arbeitsplatz braucht Premium.
- Abrechnungsmodell prüfen: Eine Jahresbindung ist in der Regel günstiger als die monatliche Kündbarkeit.
- Doppelungen streichen: Tools, die Microsoft 365 bereits abdeckt (Teams, OneDrive, SharePoint), separat zu bezahlen lohnt selten.
- Sicherheit mitdenken: Sparen ja – aber MFA, sinnvolle Rechte und ein eigenes Microsoft-365-Backup bleiben Pflicht. Mehr dazu im Ratgeber Microsoft 365 sicher konfigurieren.
Wechseln, bleiben oder optimieren?
Ein kompletter Abschied von Microsoft 365 ist für die meisten KMU keine realistische Option – zu tief sind Outlook, Teams und Office im Alltag verankert. Der bessere Hebel ist Optimierung: die richtige Lizenz für jeden Arbeitsplatz, saubere Verwaltung und ein Partner, der die Lizenzkosten laufend im Blick behält. Genau das übernehmen wir im Rahmen unserer Microsoft-365-Betreuung und des IT-Managements.
Fazit
Die Preiserhöhung ist ein guter Anlass, die eigene Microsoft-365-Umgebung einmal gründlich aufzuräumen. Wer Lizenzen bereinigt und richtig dimensioniert, gleicht die Erhöhung häufig komplett aus. Wir prüfen Ihre Lizenzen kostenlos und sagen Ihnen ehrlich, wo Sparpotenzial steckt.